Le spese T&E ancora un'incognita per le medie e grandi imprese europee

Visa Commercial, la divisione di Visa dedicata alle imprese e al settore pubblico, rivela che 1/3 delle medie e grandi imprese europee non conosce quale percentuale delle loro spese sia imputabile al Travel & Entertainment. Il libro bianco “Managing Travel Expenses” di Visa Commercial analizza la gestione delle spese di viaggio e di rappresentanza anche delle imprese italiane.

Milano, 10 ottobre 2007

Un terzo delle medie e grandi imprese europee non è in grado di fornire la percentuale relativa alle spese di viaggio e di rappresentanza (in anglosassone “T&E”) della propria organizzazione, questo il dato più rilevante emerso nel nuovo Libro Bianco di Visa Commercial, intitolato Managing Travel Expenses, elaborato e realizzato da IPSOS Mori per conto di Visa.

Le spese T&E mediamente rappresentano dal 8 al 10% del totale dei costi operativi e le stime di calcolo relative ai costi T&E mostrano una forbice di spesa annua che varia da circa €40.000 a €75 milioni collocandole al secondo posto tra le maggiori uscite in azienda (fonte: indagine Aberdeen Group,2006). Tuttavia il Libro Bianco di Visa Commercial evidenzia che le medie e grandi aziende non hanno ancora avviato piani di aggiornamento per migliorarne la loro gestione. Questo risultato è sconfortante se rapportato al numero medio di dipendenti che regolarmente si sposta per affari emerso nello studio: 240 unità; e lo è ancora di più se si analizzano le destinazioni di viaggio: un viaggio su tre è verso destinazioni internazionali, con costi ovviamente più elevati.

Il documento trae le proprie conclusioni attraverso un sondaggio effettuato su 301 medie e grandi imprese europee (> 250 dipendenti), di cui 101 Italiane (per approfondire la metodologia si rimanda alle note per i redattori a fine comunicato). Quando si parla di controllo e gestione delle spese di viaggio e di rappresentanza le imprese intervistate mostrano un comune denominatore: le voci di spesa T&E sono complesse da gestire a causa di policy aziendali frammentate e non coerenti, nonché a causa delle frequenti incongruenze dei dati che rendono la tracciabilità di queste spese molto difficile. L’85% delle imprese produce internamente i propri rapporti di spesa sulla base di dati provenienti da diverse fonti e il 32% riceve solamente rapporti cartacei dai propri fornitori, una percentuale che in Italia sale al 43%.

Queste istanze sono oggetto di forte attenzione da parte dei direttori amministrativo-finanziari delle aziende. Un’evidenza di ciò è presente in un’altra recente inchiesta di Visa dove quasi un responsabile amministrativo-finanziario europeo su due tra coloro che hanno partecipato al sondaggio, precisamente il 47%, cita le spese T&E come un’area prioritaria suscettibile di forte miglioramento (Indagine “Visa International Payments Systems Usage”).

Il Libro Bianco di Visa Commercial indica che oltre tre quarti delle imprese intervistate si avvale di un agente di viaggio. Rispetto al passato, le imprese si sono anche adoperate per migliorare la gestione delle spese di viaggio attraverso l’introduzione di conti aziendali e carte di credito aziendali: due veicoli che, presi insieme, coprono il 56% della spesa relativa alle trasferte aziendali. Tuttavia, modalità poco efficienti, quali le carte di pagamento personali o il contante, pesano ancora rispettivamente per il 23% e il 13% dei costi T&E.
Con oltre un terzo di dipendenti che ancora devono provvedere personalmente alle proprie spese di viaggio, molte imprese si trovano ad affrontare un dispendioso incremento del lavoro – in termini di tempo,energie e costi – nelle procedure di rimborso da parte di dipendenti, agenti di viaggio e uffici amministrativi.

Lo studio ha anche rilevato che per acquistare e pagare i viaggi in media circa tredici persone interne agli uffici amministrativi sono coinvolte nel processo contabile, in Italia la media è di 14 persone.

Il Libro Bianco mostra anche che il ruolo degli agenti di viaggio varia in modo considerevole. Mentre quasi tutte le imprese intervistate si avvalgono di un agente di viaggio per la prenotazione di biglietti aerei e ferroviari per i propri dipendenti (85% la media totale; 81% delle imprese italiane monitorate), una quota inferiore (42%) li usa anche per prenotare alberghi e auto a noleggio. In Italia le carte aziendali sono usate principalmente per pagare i pasti quando in trasferta (84%) e i pernottamenti alberghieri (78%), nonché per l’acquisto di biglietti aerei (49%). Per gli italiani spicca inoltre il dato percentuale relativo alle spese di intrattenimento pagate con carta aziendale durante i viaggi d’affari, 51%.

Luc Janssen, Senior Vice President Visa Commercial, commenta: “Il nostro rapporto evidenzia come la maggior parte delle aziende vedano ancora come un “incubo” la gestione delle spese T&E e non dovrebbe essere, ovviamente, così. Nonostante le spese T&E siano un costo operativo rilevante, molte imprese non hanno fatto alcun passo avanti per aggiornare e migliorare le modalità di gestione di questo processo”.

Janssen prosegue affermando: “Quando le imprese intervistate hanno elencato i fattori che considerano più importanti per la gestione delle spese di viaggio, abbiamo realizzato che i tre fattori principali corrispondevano esattamente con alcune delle funzioni chiave del conto “lodge” , il Visa Central Travel Account, messo a punto da Visa: rapporti elettronici (84%), rapporti che facilitano la negoziazione con i fornitori (80%) e rapporti suddivisi in base ai centri di costo e ai dipartimenti (75%).”
“Con il Visa Central Travel Account” continua Janssen “possiamo creare un conto centralizzato per i pagamenti che può essere usato dalle imprese per monitorare e pagare le spese di viaggio. Questo conto “lodge” fornisce rapporti e dati utili per le imprese nonché benefici in termini di risparmio di costi attraverso l’accentramento dei processi di acquisto e pagamento, fornendo inoltre all’impresa un processo di rendicontazione semplice.”

La ricerca ha anche confermato che Visa sarebbe il fornitore prescelto per quanto riguarda i conti “lodge” con la preferenza da parte di due imprese su cinque (41%), circa 21% in più rispetto ai fornitori alternativi. Il 64% delle aziende italiane ritiene che un conto “lodge” snellirebbe le procedure riguardanti la prenotazione e il pagamento dei viaggi d’affari. In particolare, la possibilità di autorizzare anche gli impiegati che non hanno accesso ad una carta aziendale ad effettuare delle operazioni relative al T&E è una caratteristica apprezzata dal 40% delle imprese italiane intervistate, così come il fatto che tutti gli impiegati autorizzati possono prenotare autonomamente i propri viaggi (60%).

Conclude Janssen: “Sebbene i conti “lodge” siano molto popolari tra le aziende che già li utilizzano – 81% erano soddisfatte del prodotto – la conoscenza generale di un conto “lodge” era scarsa: solo una azienda su cinque. Forse anche perché le aziende non sono ovviamente felici di rivelare ai propri concorrenti come fare per risparmiare tempo e denaro – probabilmente è questa la ragione!”